内蒙古民族大学来华留学生档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范来华留学生档案工作，提高来华留学生培养质量和学校人才培养的国际化水平，依据《中华人民共和国档案法》《学校招收和培养来华留学生管理办法》（教育部2017年第42号令）《高等学校档案管理办法》《中华人民共和国国籍法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称国家为中华人民共和国；所称学校为内蒙古民族大学；所称来华留学生为不具有中国国籍且在学校接收学历教育（本科生、硕士研究生和博士研究生）的外国学生。

第三条 来华留学生档案是来华留学生在校学习活动期间，具有保存价值的，且需集中保管的文件材料。本办法所称档案，除特别说明外，仅指纸质介质档案材料。

第四条 来华留学生档案是学校综合档案的重要组成部分。从形成时间看, 来华留学生档案包括入学前的档案建立、入学后的档案补充和离校后的档案保存及利用, 涵盖来华留学生招生、培养、毕业、授学位、校友等各个阶段。

第五条 来华留学生档案按档案建立、档案补充、档案保存利用分阶段管理。来华留学生档案建立以来华留学生入学申请资料为主, 包括入学申请表、护照复印件、录取通知书、前学历学位证书、汉语水平考试 (HSK) 证书、外国来华人员来华签证申请表 (JW201表或JW202表) 、学籍登记卡等文件或复印件。来华留学生新生入学三个月内，国际教育学院负责审核入学申请资料，以每一名来华留学生为立卷单位，建立来华留学生档案；档案补充是来华留学生取得正式学籍后，每年及时将其学习过程中所产生的重要记录材料补充完整，如专业培养方案、专业学习申请、学籍异动申请、成绩单、奖惩记录、学位档案、学历学位证书复印件等；档案保存及利用是指将离校的来华留学生档案进行归类、整理、预立卷和保管。

第六条 来华留学生档案由国际教育学院管理、整理、预立卷。国际教育学院分管领导担任学生档案管理工作负责人，具体工作由相关科室负责。国际教育学院设置专门的场地集中存放来华留学生档案。

第二章 来华留学生档案归档内容

第七条 来华留学生档案归档材料包括如下基本内容：

（一）来华留学生入学材料含入学申请表、JW201表或JW202表、录取通知书、护照及签证复印件、体检表、无犯罪记录、经认证的最高学历证书/在读证明复印件、个人信息登记表等。

（二）来华留学生承诺书、考勤情况表、校内住宿信息表、校外住宿材料。

（三）来华留学生各学年学习成绩单，含考试成绩、实习（实践）成绩、毕业考试成绩等。

（四）来华留学生学籍异动记录，含留学生休学、复学、退学等材料。

（五）来华留学生在校期间的奖励、处罚等材料。

（六）来华留学生毕（结）业材料，含毕业证明、毕（结）业证书、学历、学位证书等材料。

第三章 来华留学生档案建立与补充

第八条 国际教育学院于新生开学后两周内组织新生填写《内蒙古民族大学来华留学生基本情况表》。

第九条 来华留学生于新生开学后一个月内将新生档案材料收集齐全，按学生名单及档案目录逐件（份）进行清点整理。对材料有缺失的，国际教育学院应出具具体情况说明，并加盖学院公章，一并归入档案。

第十条 国际教育学生发生转专业、复学、转学、结业、肄业、退学等学籍变动情况时，由国际教育学院相关科室根据学籍异动通知单或相关文件等及时做好学籍变动后学生档案归集、整理工作。

第十一条 学校学生处、教务处等职能部门应将来华留学生在校期间生成的档案材料，及时下发至国际教育学院，国际教育学院整理并归档。

第四章 来华留学生档案查阅与查询

第十二条 单位因工作需要查阅来华留学生档案，需办理有关查阅手续。凡学校院、部、处等单位或部门查阅来华留学生档案，需提供单位或部门介绍信（主要负责人签字并加盖单位或部门印章）；校外单位查阅来华留学生档案，须2人以上并持本单位组织（或人事）等出具的介绍信和查阅人的身份证原件。

第十三条 来华留学生校友持本人有效证件可查询、利用本人的学籍档案。

第五章 追责与问责

第十四条 根据学校保密工作规定，来华留学生档案属于本单位涉密事项，相关工作人员须签订保密责任书，承担保密责任。

第十五条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和直接责任人依规给予处分；

（一）玩忽职守，造成来华留学生档案损坏、丢失或者擅自销毁来华留学生档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印来华留学生档案的；

（三）涂改、伪造来华留学生档案的；

（四）出卖、赠送、交换来华留学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档的；

（六）其他违反国家档案法律法规的行为。

第六章 附则

第十六条 本办法由国际教育学院负责解释。

第十七条 本办法自2020年5月20日起执行，原有相关规定或办法同时废止。